Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять сотрудника на работу? Краткое руководство для предпринимателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
Этап третий — приказ о приеме на работу
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Оформление сотрудника на временную работу
Есть несколько вариантов заключения трудовых отношений с работником:
- по срочному трудовому договору — если работа носит сезонный характер, или сотрудник устраивается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск, болезнь);
- по бессрочному трудовому договору — если должность закреплена за конкретным лицом на неопределённое время;
- по договору оказания услуг — если работа ограничена определённым объёмом или конкретной задачей.
Во время зачисления новых сотрудников кадровики нередко имеют дело с особыми случаями. Например, при заключении договора с несовершеннолетними работниками, иностранцами или при оформлении вакансии по совместительству, есть ряд нюансов:
- Прием на работу иностранцев. Приезжим гражданам, которые не имеют виз, требуется патент на трудовую деятельность. Зачисление по этому допуску возможно только в том регионе, где он был получен. Если иностранец пребывает в России по визе, то готовится специальное разрешение из МВД.
- Устройство по совместительству. Изучается предоставленная работником справка с основного места труда.
- Работа с несовершеннолетними. Требуется обязательное прохождение медосмотров и разрешение родителей.
В остальных случаях процедура приема происходит по стандартной схеме. Наниматель обязан заключить договор, издать приказ и сделать записи в трудовой книге.
Документы при приёме на работу. Список документов 2021 года
Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности.
Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений.
На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.
-
Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ - Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.
- Какие документы работодателю надо запросить при приеме на работу гражданина Киргизии?
Какие документы запрашиваются при приёме на работу
Гражданин должен быть готов к тому, что при трудоустройстве ему придётся предъявить следующие документы:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (свидетельство о рождении, паспорт своей страны и разрешение на пребывание в России для выходцев из других государств и т. п.).
- Трудовую книжку (если это первое трудоустройство, заводится данной организацией).
- Страховое свидетельство пенсионного страхования.
- Документы воинского учёта (для военнообязанных или призывников).
- Диплом об образовании (если работа требует специальной подготовки и знаний).
- Медицинскую справку (в случае принятия на работу несовершеннолетних или если это работа в сфере общепита).
- Свидетельство о присвоении ИНН.
Специфика определения порядка
Порядок приема на работу — это совокупность норм и процедур, представленных в широком спектре разновидностей. Под термином «порядок» может пониматься некий алгоритм действий кадровика или же, например, критерии, обусловливающие возможность оформления кандидата на должность. В их наличии HR-специалист должен удостовериться. Как правило, и та и другая разновидность порядка предполагают обращение к регулирующим нормам трудового законодательства.
Общая для многих работодателей схема принятия новых сотрудников обычно включает оба вида активностей. Сначала HR-специалист изучает профиль кандидата, в ряде случаев принимает решение о том, чтобы выбрать его из числа других претендентов на должность. После этого он реализует собственно порядок приема на работу, предусматривающий следование алгоритмам, закрепленным на уровне тех или иных источников права.
Есть мнение, что под «порядком», о котором идет речь, следует понимать только второй тип активностей кадровиков. В этом смысле многие HR-специалисты предпочитают определять эту процедуру как порядок оформления приема на работу. Основной объем активностей кадровика в этом случае будет сосредоточен на работе с документами. Этап, предусматривающий исследование профиля кандидата (включая принятие решения о выборе конкретного специалиста на конкурсную должность), многими аналитиками не относится к группе задач, отражающих порядок приема граждан на работу.
Но если следовать точке зрения, по которой соответствующие алгоритмы рассматриваются в рамках более широкой интерпретации, то первый этап взаимодействия сотрудника и компании-работодателя будет сводиться к определению возможности допуска человека к заключению контракта. Изучим данный аспект подробнее.
Оформление трудового договора
Общий порядок приема на работу граждан предполагает закрепление отношений между нанимателем и сотрудником посредством трудового договора, составленного в соответствии с нормами ТК РФ. Возможен вариант, при котором соответствующий документ будет заменен гражданско-правовым контрактом. Но для этого характер выполнения работы и специфика взаимодействия компании-нанимателя и сотрудника должны удовлетворять ряду критериев. Например, оформляя отношение посредством документа, альтернативного трудовому договору, работодатель не вправе требовать от наемного специалиста явки на работу по расписанию, а также выполнения распоряжений. Можно отметить, что подобные контракты в принципе не относятся к трудовому праву, но считаются распространенной альтернативой договорам, заключаемым в рамках норм ТК РФ.
Трудовой договор — это документ, который должен быть заключен в письменной форме и составлен в двух экземплярах. Возможен вариант, при котором человек фактически приступает к выполнению своих обязанностей, но договор при этом не подписан. Однако в течение трех дней с момента начала работы специалистом компания-наниматель обязана составить соответствующий контракт и подписать его. При этом все то время, пока человек работал, ему должна начисляться зарплата.
Какие документы необходимы
Перечень документов, обязательных для трудоустройства, содержится в ст. 65 ТК РФ.
Необходимо представление:
- паспорта (законом допускается предъявление иного удостоверяющего личность документа);
- трудовой книжки (если гражданин работал ранее, в иной ситуации книжка оформляется при поступлении на работу);
- документа воинского учета (военного билета) для мужчин и женщин, являющихся военнообязанными;
- документов, указывающих на уровень образования и квалификации (диплом ВУЗа, аттестат, справки об их достоверности);
- страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (при его отсутствии его оформляет наниматель).
Кроме вышеперечисленных бумаг при определенных обстоятельствах работника могут попросить о представлении:
- справки о наличии (отсутствии) судимости (если характер трудовой деятельности таков, что лица, подвергавшиеся уголовному преследованию, не могут быть допущены к ней);
- справки о факте наложения (или отсутствии) наказания за употребление наркотиков (если к работе не допускаются лица с такими ограничениями)
- медицинских справок (если предполагается работа в общепите, или на работу принимается несовершеннолетний);
- иные документы (водительские права, рекомендации и т. п.).
У работодателя нет права предъявлять работнику требования по представлению документов, не предусмотренных законами РФ.
Имейте в виду! Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. №152 предусматривает обязанность кадровика по оформлению с претендентом соглашения об обработке персональных данных.
Если данные сведения хранятся и используются неправильно, возможно наступление административной и уголовной ответственности.
Трудоустройство студентов
При трудоустройстве студентов дневной формы обучения вначале оформляется ТД. Он может быть оформлен как на неопределенный, так и на конкретный срок (но не превышающий 5-ти лет).
На заметку! Обычно стороны заключают срочное соглашение.
Нюансы трудоустройства студента:
- обязателен учет возраста претендента. Заключение трудового соглашения возможно только с лицами, достигшими шестнадцатилетия;
- законодательство устанавливает определенные ограничения для сотрудников, не достигших восемнадцатилетия, в связи с этим они могут заниматься далеко не всеми видами трудовой деятельности;
- предусматривается врачебный осмотр, оплачиваемый нанимателем;
- для граждан, не достигших восемнадцатилетия, недопустимо установление испытательного срока;
- для студентов предусмотрена работа в течение полного или неполного рабочего дня. Не достигшие 18 лет лица могут трудиться не больше 7 часов в сутки. Лица, достигшие восемнадцатилетия, могут просить о неполном рабочем дне по своему усмотрению;
- студентов заочной формы обучения обычно принимают на должность по общим правилам.
Знайте! На студентов в полном объеме распространяются положения, закрепленные в трудовом законодательстве.
Все документы должны быть оформлены так же, как и для вышеперечисленных категорий работников.
Вне зависимости от того принимаете ли вы постоянного сотрудника, совместителя или сезонного рабочего, порядок оформления трудоустройства всегда одинаков и состоит из следующих этапов:
- будущий сотрудник приносит необходимые документы и пишет заявление о приеме на работу;
- будущий сотрудник должен быть ознакомлен (при необходимости под роспись) со всеми нормативными документами предприятия, которыми он должен руководствоваться в новой деятельности;
- работодатель и сотрудник заключают трудовой договор;
- по предприятию на основе трудового договора издается приказ о приеме на работу;
- в отделе кадров заполняют личную карточку сотрудника по форме N2;
- в отделе кадров заводят личное дело и вносят соответствующую запись о приеме в трудовую книжку.
Трудовое законодательство предъявляет единые требования к порядку заключения трудовых договоров. Эти требования содержатся в ст. 55-60 ТК РФ, предусматривающих гарантии при приеме на работу и срок трудового договора.
При приеме на работу и заключении трудового договора работодатель вправе потребовать от поступающего представления трудовой книжки и документа, удостоверяющего личность. Если лицо поступает на работу впервые, то оно обязано предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из Вооруженных Сил — предъявить военный билет. Прием на работу без предъявления указанных документов не допускается. При приеме на работу, требующую специальных знаний, работодатель вправе потребовать от работника предъявления диплома или иного документа, свидетельствующего о получении соответствующего образования или специальной полготовки. Запрещается при заключении трудового договора требовать от работника документы, помимо предусмотренных законами и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. который объявляется работнику под расписку. Трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению лица, обладающего правом приема на работу. При фактическом допуске работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней с момента начала работы. Работнику, приглашенному на работу в порядке перевода из другой организации по согласованию между работодателями, не может быть отказано в заключении трудового договора.
Контракт является основанием для возникновения трудовых отношений между сторонами трудового договора со дня, установленного в контракте. Работодатель издает приказ о зачислении работника на работу на основании данного контракта и объявляет его работнику под расписку (хотя сам по себе приказ является всего лишь элементом делопроизводства и в определенной степени данью традициям, а основным документом является трудовой договор).
Вышесказанное дает основание полагать, что момент заключения трудового договора и момент его оформления — понятия неравнозначные и несовпадающие во времени. Первое всегда предшествует второму. Следовательно, трудовые правоотношения могут возникать и практически возникают до официального приема на работу, то есть до издания руководителем организации (работодателем) соответствующего приказа (распоряжения). И хотя на практике иногда трудно бывает доказать факт заключения договора, но это вовсе не должно влиять на правовую сторону дела. В спорных случаях компетентные органы могут воспользоваться, например, показаниями свидетелей, фактическим исполнением трудовых обязанностей и т.п.
Таким образом, последующее оформление уже заключенного трудового договора не влияет на его правовую значимость как фактора (основания), с которым связывается возникновение трудовых правоотношений и реализация права граждан на труд. Граждане (работники) не могут нести ответственность за упущения администрации (работодателя) по оформлению их приема на работу.
Администрация организации при заключении трудового договора обязана ознакомить работника с коллективным договором и иными локальными нормативными актами, регулирующими его труд. Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключении трудового договора во всех случаях несет руководитель организации.
Трудовой кодекс РФ запрещает совместную службу на одном и том же государственном или муниципальном предприятии, в органах государственной власти и местного самоуправления лиц, состоящих между собой в близком родстве или свойстве (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов), если их служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому. Исключения из этого правила могут устанавливаться и в действительности установлены Правительством РФ для некоторых категорий работников (например, для врачей, учителей сельской местности, научных сотрудников).
Довольно жесткие ограничения установлены действующим законодательством для лиц, поступающих на государственную службу. Так, в соответствии со статьей 21 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» от 31 июля 1995 года.
Лица, принятые на службу с нарушением установленных правил, а равно лица, ранее принятые на службу, оставление которых противоречит названным правилам, подлежат переводу (с их согласия) на другую работу или увольнению.
Приему граждан на работу в некоторых случаях предшествует обязательный медицинский осмотр. Так, работники, занятые на тяжелых работах с вредными или опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные при поступлении на работу и периодические (лица в возрасте до 21 года — ежегодные) медицинские осмотры для определения пригодности к поручаемой работе и предупреждения профессиональных заболеваний. Все лица моложе 21 года принимаются на работу лишь после предварительного (за счет работодателя) медицинского осмотра и в дальнейшем, до достижения 18 лет, ежегодно под��ежат обязательному медицинскому осмотру. Обязательный медицинский осмотр установлен и для лиц, поступающие на работу в организации общественного питания, торговли, пищевой промышленности и т.п.
Если у работодателя возникают сомнения в деловых качествах и способностях принимаемого на работу работника, то по согласованию сторон может быть установлено испытание при приеме на работу. Условие об испытании должно быть оговорено в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. Срок испытания не может превышать трех месяцев (для государственных служащих — от 3 до 6 месяцев), при этом в испытательный срок не засчитывается период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительным причинам.
Трудовое законодательство запрещает устанавливать испытание при приеме на работу: лиц, не достигших 18 лет; молодых рабочих по окончании учреждений начального профессионального образования; молодых специалистов по окончании учреждений высшего и среднего профессионального образования, имеющих диплом, отвечающий требованиям государственных стандартов; инвалидов Отечественной войны; прошедших по конкурсу; переведенных из другой местности или другой организации.
Работодатель обязан оценить результаты испытания в установленные выше сроки, причем на работников в период испытания полностью распространяются законы и иные нормативные правовые акты о труде. Если срок испытания истек, а работодатель не выразил своего отношения к результату испытания и работник продолжает работать, последний считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях. При неудовлетворительном результате испытания работодатель вправе уволить работника без согласования с профкомом и без выплаты выходного пособия. Такое увольнение работник может обжаловать в суд, если он не согласен с неудовлетворительной оценкой испытания, послужившей основанием его увольнения. В отношении государственных служащих споры о подобных увольнениях, рассматриваются в вышестоящем государственном органе или суде (ст. 9 п. 3 Закона РФ «Об основах государственной службы Российской Федерации»).
К сожалению, сегодняшние работодатели нередко злоупотребляют возможностью заключать трудовые договоры на условиях испытательного срока. Безусловно, работодатель имеет право оговорить такое условие заключения трудового договора. Однако абсолютно незаконными являются попытки устанавливать меньший уровень оплаты труда для лиц, находящихся на испытании, при выполнении одинаковой работы с теми работниками, которые давно работают у данного работодателя, или установление для такого работника условий работы с нарушением норм о времени отдыха и т. п.
Оформление личной карточки
Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.
В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.
Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ
В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:
- паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
- СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
- документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
- документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
- справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
- справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.
Дополнительные документы, необходимые при приёме на работу по ТК РФ
Российским трудовым законодательством при устройстве на работу не требуются документы, кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Однако работодатель может запросить от соискателя дополнительные бумаги. Их список включает в себя следующие документы:
- индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) — необходим бухгалтерии в целях облегчения налогового учёта, предоставления налоговых вычетов сотруднику, а также справок о доходах;
- справка по форме 2-НДФЛ — используется бухгалтерией при расчёте листков нетрудоспособности для подсчёта среднего заработка сотрудника;
- свидетельства о браке и рождении детей — необходим для оформления полисов ДМС (если есть у компании), предоставления социальных налоговых вычетов;
- справка о регистрации по месту пребывания — если адрес фактического проживания отличается от адреса прописки.